Психология разбираемся в себе и в людях Что такое матрица Эйзенхауэра
Содержание
Матрица Эйзенхауэра (или квадранты Кови) – это метод расстановки приоритетов. Это один из действенных инструментов тайм менеджмента, позволяющий распределить задачи в соответствии с их приоритетами.
Приоритет – это первенство по времени, первенствующее положение.
Какие задачи должны быть в приоритете: важные или срочные? Часто человеку на работе приходиться иметь дело одновременно и с теми, и с другими. В связи с этим возникает вопрос: с каких задач нужно начинать? Верный подход к делам позволит человеку рационально и продуктивно выполнить свою работу. А неверный подход только потратит впустую и его силы, и время.
Срочность дела требует немедленное его решение, иначе случится что-то неприятное (например, это могут быть форс-мажорные ситуации). Но срочными могут быть и неважные дела.
Важные дела – это такие дела, решение которых дает максимально высокие результаты. Но часто важные дела не являются срочными.
Такое положение дел запутывает работника, и часто он бросается выполнять срочные и неважные дела, а важные дела остаются невыполненными. Это негативно сказывается на результативности.
Решение данной проблемы независимо друг от друга предложили два известных человека – Дуайт Эйзенхауэр и Стивен Кови.
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
Эйзенхауэр и Кови предлагают рассортировать все имеющиеся на данный момент задачи по 4 блокам-квадрантам: важные, неважные, срочные, несрочные.
Для удобства это рекомендуется сделать в виде таблицы:
| Дела, задачи | Срочные | Не срочные |
| Важные | 1 (a) — неотложные дела (подготовка к проверке), — дела и проекты с подходящим к концу сроком выполнения (отчет) | 2 (b) — стратегические задачи (планирование), — поиск и создание новых связей и возможностей, — поддержание ресурсов (в том числе и восстановление сил) |
| Не важные | 3 (c) — ежедневные псевдоважные дела (звонки, просмотр почты, заседания), — предстоящие значимые дела | 4 (d) — мелочи и другие отвлечения, — незначимые звонки и корреспонденция, — пустая трата времени, безделье и праздность |
Из таблицы видно, что самыми приоритетными являются задачи первого блока – важные-срочные. На втором месте должны находиться задачи важные-не срочные. Только после всех важных дел следует приступить к выполнению не важных-срочных. И, в последнюю очередь выполнять не важные-не срочные дела.
Эта матрица Эйзенхауэра позволяет также рационализировать трату времени и сэкономить этот бесценный ресурс. Метод Эйзенхауэра выявляет блок значимых дел, которые обязательно нужно сделать самому, и незначимые дела, которые можно спокойно поручить (делегировать) другим (подчиненным).
Так, первый блок (квадрант а) содержит «горящие» дела и представляет из себя режим постоянной нехватки времени. То есть, дела этого блока – неминуемы и ограничены во времени. Их нужно выполнить немедленно и самому.
Во втором блоке (квадранте b) находятся стратегические дела, несущие успех и высокий результат. Эти дела нужно выполнить при первой же возможности и тоже самому.
Третий блок (квадрант c) – это список дел, «съедающих» наше время (хронофаги). Согласно принципам тайм менеджмента, эти дела можно и нужно делегировать.
Четвертый блок (квадрант d) представляет из себя «убегание» от дел (прокрастинация). Дела, попавшие в этот блок, следует или отложить, или забыть про них. То есть, эти дела не стоит даже замечать, а не то, чтобы тратить на них время.
Какие выводы позволяет сделать таблица Эйзенхауэра:
1) Большинство дел, на которые человек тратит свое время, приводят только к стрессу (блок 1) и не дают нужного результата (блоки 3,4). То есть они не приближают нас к поставленной цели и, поэтому, бесполезны.
2) Вашего внимания достойны лишь дела второго блока, потому что именно они приведут Вас к успешной реализации задуманного. Вкладывание в их выполнение своих ресурсов в виде времени и сил даст полную отдачу в виде успеха и высокого результата
Идеальный вид матрицы Эйзенхауэра
Специалисты по эффективному управлению временем (тайм менеджмент) считают, что в идеале таблица должна иметь следующий вид:
- Квадрант а (блок 1) – пустой. Это связано с тем, что организованный и дисциплинированный человек никогда не допустит, чтобы какое-то дело осталось не выполненным вовремя. Своевременное выполнение дел из других блоков предупреждает появление немедленных дел.
Да, форс-мажор может случиться с каждым, но редко. А, если у человека каждый день – «горящие» дела, это значит только одно: он так ленив и неорганизован, что запускает свои дела.
Если есть желание заполнить и этот блок, то здесь можно записать дела, невыполнение которых может отменить достижение цели или привести к неприятностям. Также здесь хорошо отметить дела, касающиеся своего здоровья.
- Квадрант b (блок 2) – перспективные дела. Согласно специалистам, повседневные задачи человека должны состоять именно из таких дел. Так как выявлено, что именно посвящение себя делам такого рода делает людей успешными, богатыми, свободными и счастливыми.
С одной стороны, несрочность стратегически важных дел позволяет человеку спокойно продумать все их стороны и более эффективные пути их выполнения. С другой стороны, если ими не заниматься вовремя и откладывать на потом, то они быстро перейдут в блок 1 и станут «горящими».
В этом блоке будут уместны такие дела, как планирование, анализ, основная деятельность по заранее составленному рабочему графику, учеба, спортивные тренировки, соблюдение режима дня и питания.
- Квадрант с (блок 3) – отвлекающие дела. Эти срочные, но не важные дела мешают человеку сосредоточиться на важных делах. Это – второстепенные дела, которые тормозят движение к цели.
Сюда можно записать иногда случающиеся бытовые дела по дому (поломка стиральной машины), празднование дня рождения знакомого, навязанные бесполезные мероприятия и т.п.
- Квадрант d (блок 4) – бесполезные дела. То есть, сюда относятся дела, которыми вообще не стоит заниматься. Потому что они не только не приносят никакой пользы, но и впустую тратят драгоценное время.
Но проблема в том, что эти дела многим приносят удовольствие, дарят расслабленность и приятные ощущения, поэтому отказаться от них не так-то просто.
В этот блок записываются такие дела, как разговор по телефону или переписка ни о чем, «зависание» в соцсетях или играх, просмотр сериалов, посещение ресторанов и т.п.
Эксперты по тайм менеджменту рекомендуют заменить эти бесполезные занятия посещением фитнес-центров, поездками, на природу, чтением и другим полезным времяпрепровождением.
Но, имея в виду, что не все захотят отказаться от своих приятных, хоть и бессмысленных занятий, они предлагают отвести для них минимальное время или отложить их до завершения дел из блоков 2 и 3.
С другой стороны, психологи утверждают, что для поддержания нормального психоэмоционального состояния человеку необходимы и приятные занятия. Ведь выработка гормонов удовольствия во время таких занятий снимает стресс и улучшает душевный настрой, и даже положительно влияет на состояние организма.
Отсюда, время от времени, а именно, когда все дела сделаны, можно и нужно побаловать себя любимым праздным занятием.
Что дает применение векторов матрицы в повседневной жизни
Матрица распределения дел Эйзенхауэра-Кови полезна тем, что она:
- убирает стрессогенный фактор. Человек, владеющий методом Эйзенхауэра, может составить свой рабочий график таким образом, что неважные-срочные дела (именно они являются причинами стресса) минимизируются и не будут выбивать из плана;
- приводит в порядок дела и проясняет ум. Одно дело, когда человек видит перед собой кучу самых разнообразных дел и не знает, с чего начать. И другое дело, когда человек путем приоритизации задач упорядочил дела. После чего и в голове вместо сумбура в голове устанавливается ясность и четкое видение верной последовательности своих действий;
- организовывает и дисциплинирует человека. Человек, имеющий четкий план действий с перечнем важных дел всегда собран и организован;
- позволяет появиться свободному времени и создать его резерв. Своевременное выполнение важных дел из блока 2 дает возможность накопиться свободному времени. А наличие временного резерва всегда является огромным плюсом в делах;
- планирует и рационализирует расходование времени. Благодаря выявлению более значимых дел, человек планирует на их выполнение достаточное количество времени и не распыляется на бесполезные дела. Происходит экономия временного ресурса, который можно будет направить на пользу;
- позволяет сконцентрироваться на действительно важных делах. Выявление важных и стратегических дел позволяет человеку посвятить им не только большее количество времени, но и направить на их выполнение все свои имеющиеся ресурсы (свои силы, финансы, связи);
- позволяет быстро достичь цели. Сосредоточенность только на важных (перспективных, стратегических) делах позволяет быстро идти к своей цели и достичь ее;
- исключает пустую трату времени. Выявив бесполезные и впустую «съедающие» ресурсы дела, человек просто отказывается от них и получает существенное количество свободного времени для важных задач;
- повышает продуктивность труда. Концентрируя все силы на важных стратегических делах и, не отвлекаясь на мелочи, человек может за малый расход времени и ресурсов выполнить максимум задач и получить высокий результат;
- дарит бодрость и хорошее настроение. Если человек все делает вовремя и продуктивно и, как следствие, достигает задуманного, то, безусловно, он всегда находится на эмоциональном подъеме и в положительном расположении духа. А организованность и собранность всегда поддерживают его в тонусе (сравните: когда человек видит кучу дел и не знает, с чего начать, часто у него опускаются руки);
- помогает проследить свою эффективность. Таблица приоритетов может также выявить, на какие задачи были направлены силы человека, и показать ему его ошибки. Своевременное такое «диагностирование» состояния текущих дел позволяет человеку отказаться от незначительных дел и переключиться на важные дела.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
- Нарисовать заранее таблицу с четырьмя блоками (пример см. выше).
- Составить письменный список всех имеющихся и запланированных задач.
- Пройтись по списку, задавая по отношению к каждой задаче-делу два вопроса: «Это важно?» и «Это срочно?».
- В зависимости от ответа («да» или «нет») вписывать дело в соответствующий блок.
- Начать выполнять дела с блока 1(если таковые есть) и 2.
- Большую часть сил и времени посвятить делам из блока 2.
- По возможности следует делегировать дела из блока 1 и 3 и избегать дела из блока 4.
В завершение хотелось бы отметить, что этот инструмент тайм менеджмента – универсален: он может использоваться во всех сферах жизни, как в деловой, профессиональной, так и в личной, семейной. И, как показывает практика, действительно облегчает и улучшает ситуацию со временем.
Желаю Вам Любви и полезного времяпрепровождения!
